Kluczowe funkcje programu do zarządzania dostawami do magazynu
Planowanie i awizacja dostaw
Elektroniczna awizacja umożliwia rezerwację terminów dostaw online. Przewoźnicy korzystają z formularzy. Eliminuje to telefony i e-maile. Zarządzanie oknami czasowymi wyświetla dostępne terminy dostaw. Prezentuje je w formie kalendarza. Uwzględnia przepustowość doków. Optymalizacja tras planuje trasy dostaw do magazynu. Bierze pod uwagę odległości, stan dróg i korki. Harmonogramowanie dostaw tworzy szczegółowe harmonogramy. Uwzględnia dostępność zasobów magazynowych i okien czasowych.
Zarządzanie placem i dokami
Monitorowanie ruchu pojazdów śledzi wjazd i wyjazd pojazdów z magazynu na bieżąco. Przydzielanie doków automatycznie kieruje pojazdy do odpowiednich miejsc załadunku. Robi to na podstawie rodzaju ładunku i dostępności. Zarządzanie przepustowością doków określa maksymalną liczbę pojazdów obsługiwanych jednocześnie przy każdym doku. Widoczność stanu doków zapewnia dostęp do aktualnych informacji o zajętości i dostępności doków.
Komunikacja i koordynacja
Automatyczne powiadomienia informują przewoźników i personel magazynowy o zbliżających się dostawach. Powiadamiają także o zmianach w harmonogramie.
Integracja z systemami zewnętrznymi obejmuje:
- TMS (System Zarządzania Transportem): Wymienia dane o planowanych transportach i statusach dostaw.
- WMS (System Zarządzania Magazynem): Synchronizuje dane o przyjęciach i wydaniach towarów oraz statusach pojazdów.
- ERP (System Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa): Pobiera dane o zamówieniach zakupu i informuje o statusach awizacji.
- Aplikacje kalendarzowe (np. Google Calendar, Bitrix24): Synchronizuje harmonogramy dostaw z kalendarzami użytkowników.
- Komunikacja w czasie rzeczywistym umożliwia kontakt między kierowcami, przewoźnikami i magazynem.
Analiza i optymalizacja
Raportowanie i analiza danych generują raporty. Dotyczą czasu oczekiwania pojazdów. Pokazują wykorzystanie doków. Prezentują efektywność logistyki.
Identyfikacja wąskich gardeł polega na analizie danych. Celem jest wskazanie problematycznych obszarów dostaw.
Optymalizacja procesów wykorzystuje dane. Służy do ciągłego doskonalenia procesów. Pomaga zmniejszać koszty operacyjne.
Firma „LogiCore” zrewolucjonizowała swoje operacje dzięki nowoczesnym systemom zarządzania.
Firma „LogiCore” przez lata borykała się z narastającymi problemami w zarządzaniu swoim placem manewrowym i magazynem. Kierowcy ciężarówek często czekali w długich kolejkach, a planowanie transportu było chaotyczne i nieefektywne. Ponadto, brakowało spójnego systemu informowania o nadjeżdżających dostawach, co prowadziło do nieporozumień i opóźnień. Zarząd zdawał sobie sprawę, że dotychczasowe metody pracy stają się poważnym hamulcem dla rozwoju przedsiębiorstwa.
Dlatego też, zespół menedżerski „LogiCore” rozpoczął poszukiwania nowoczesnych rozwiązań, które mogłyby usprawnić ich procesy logistyczne. W pierwszej kolejności zainteresowali się możliwościami, jakie oferuje system YMS, który specjalizuje się w zarządzaniu ruchem na terenie zakładu. Dodatkowo, rozważali, jak taki system mógłby współpracować z ich istniejącym oprogramowaniem ERP, aby zapewnić spójny przepływ danych. Analizowali również różne systemy YMS dostępne na rynku, porównując ich funkcjonalności.
Szczególną uwagę poświęcono kwestii zarządzania oknami czasowymi, ponieważ precyzyjne umawianie dostaw wydawało się fundamentalne dla rozwiązania problemu kolejek. Co więcej, zrozumieli, jak istotna jest skuteczna awizacja transportu, która pozwala magazynowi odpowiednio przygotować się na przyjęcie towaru. Rozważali wdrożenie dedykowanego systemu awizacyjnego, który zautomatyzowałby ten proces. Takie podejście miało również odciążyć pracowników od konieczności ciągłego monitorowania i manualnego wprowadzania danych.
Ostatecznie firma „LogiCore” zdecydowała się na wdrożenie kompleksowej platformy YMS, która integrowała zarządzanie oknami czasowymi oraz awizacje.
Ta nowoczesna platforma działała niczym zaawansowany kalendarz, synchronizując działania magazynu, przewoźników i ochrony. Dzięki temu, przewoźnicy mogli samodzielnie rezerwować dogodne terminy, a system automatycznie wysyłał powiadomienia do wszystkich zainteresowanych. W rezultacie, znacząco skrócił się czas oczekiwania pojazdów, a praca magazynu stała się bardziej płynna i przewidywalna.
Nowy system nie tylko zoptymalizował operacje na placu, ale także wpłynął pozytywnie na współpracę z systemami zarządzania transportem, czyli TMS, oraz systemami zarządzania magazynem, znanymi jako WMS. Całościowe podejście do cyfryzacji procesów logistycznych przyniosło firmie „LogiCore” wymierne korzyści. Przede wszystkim, zwiększyła się efektywność, zredukowano koszty operacyjne, a także poprawiła się satysfakcja zarówno pracowników, jak i partnerów biznesowych. Firma mogła teraz skupić się na dalszym rozwoju, mając solidne fundamenty technologiczne.
Jak program do zarządzania dostawami pomaga unikać błędów przy przyjmowaniu towarów?
Uporządkowane dane i weryfikacja przy wejściu
Proces przyjmowania towarów do magazynu jest jednym z momentów, gdzie łatwo o pomyłki, jeśli nie jest dobrze zarządzany. Program do zarządzania dostawami, często zintegrowany z modułem awizacji, pomaga w minimalizacji tych błędów. Jedną z ważnych funkcji jest możliwość elektronicznej awizacji lub przesłania Wcześniejszego Powiadomienia o Wysyłce (ASN) przez dostawcę. Dostawca wprowadza wtedy dokładne informacje o tym, co i w jakiej ilości ma przyjechać. System w magazynie posiada te ustrukturyzowane dane jeszcze przed przyjazdem ciężarówki. Eliminuje to błędy wynikające z polegania na dokumentach papierowych czy ustnych informacjach.
Program wspiera również proces weryfikacji towarów w momencie ich faktycznego przyjmowania. Pracownicy magazynu mogą używać mobilnych skanerów do zeskanowania kodów kreskowych produktów lub etykiet na paletach. System natychmiast porównuje zeskanowane dane z informacjami z awizacji lub ASN. Jeśli zeskanowano niewłaściwy produkt lub ilość się nie zgadza, program natychmiast wyświetli alert. Zapobiega to przyjęciu do magazynu nieodpowiednich towarów lub błędnemu zarejestrowaniu ilości. Ta weryfikacja w czasie rzeczywistym jest niezbędna, aby uniknąć wprowadzania błędnych danych do systemu magazynowego.
Prowadzenie przez proces i spójność danych
Program do zarządzania dostawami często prowadzi pracowników magazynu krok po kroku przez cały proces przyjmowania towarów. Na przykład, może wskazywać na ekranie skanera, w której strefie magazynu należy umieścić daną dostawę (tzw. put-away). Może sugerować optymalne miejsce składowania na regale. Zmniejsza to ryzyko błędów wynikających z niewłaściwego rozmieszczenia towaru w magazynie. Zapewnia to, że proces przyjęcia jest wykonywany zgodnie ze standardowymi procedurami za każdym razem. Takie prowadzenie przez system ogranicza błędy ludzkie związane z pamięcią czy interpretacją instrukcji.
Po pomyślnej weryfikacji i zakończeniu procesu przyjmowania, program automatycznie aktualizuje odpowiednie dane w systemach magazynowym (WMS) i często w systemie zarządzania całą firmą (ERP). Chodzi o stany magazynowe. Eliminacja ręcznego wprowadzania ilości przyjętych towarów do systemu znacznie redukuje błędy. Zapewnia, że informacje o dostępnych zapasach są dokładne i aktualne natychmiast po rozładunku. Spójność danych między systemami zapobiega problemom na późniejszych etapach logistyki. Chodzi o błędne kompletacje zamówień wynikające z nieprawidłowych danych o zapasach. W ten sposób program do zarządzania dostawami przyczynia się do ogólnej niezawodności całego łańcucha dostaw.
