Gospodarka magazynowa w module WMS

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Innego programu potrzebuje firma produkcyjna, handlowca, czy też operator logistyczny. Obrót towarowy w magazynie rejestrowany jest zawsze w powiązaniu z kartotekami towarowymi, które pełnią podstawową rolę przy ewidencji magazynowej. Oprogramowanie magazynowe oferowane przez SoftwareStudio przeznaczone jest dla firm wymagających więcej niż zwykła gospodarka magazynowa.

Gospodarka magazynowa - klucz do efektywności biznesu

Gospodarka magazynowa stanowi istotny element dla wielu firm, niezależnie od ich branży - jest równie ważna dla przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowców, jak i operatorów logistycznych. Chociaż cel jest wspólny, każda z tych firm potrzebuje dopasowanego programu, który spełni jej specyficzne wymagania: odpowiednie oprogramowanie to podstawa sprawnego zarządzania, pozwalająca na optymalizację procesów, minimalizację błędów i zwiększenie wydajności operacyjnej.

Obrót towarowy w magazynie jest zawsze dokładnie rejestrowany w powiązaniu z kartotekami towarowymi, co zapewnia precyzyjną ewidencję każdego produktu - system monitoruje wszystkie wejścia i wyjścia towarów, ułatwiając kontrolę nad stanem magazynowym oraz planowanie, a taka rejestracja dostarcza aktualnych informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Rolę takiego narzędzia pełni WMS.net - zaawansowany system informatyczny umożliwiający kompleksowe zarządzanie magazynem: kontrolę stanu zapasów, planowanie dostaw, monitorowanie przepływu towarów oraz zarządzanie procesami magazynowymi. Program magazynowy WMS.net oferuje przy tym możliwość śledzenia każdego produktu za pomocą kodów kreskowych lub RFID, dzięki czemu można w łatwy sposób zlokalizować towar w magazynie i kontrolować jego stan. Do ustalenia, które towary rozmieścić najbliżej strefy pakowania, przydaje się analiza ABC magazynu - klasyfikacja asortymentu według wartości i rotacji.

Polskie programy do magazynowania i oferta SoftwareStudio

Producenci dążą do wytwarzania towarów wolnych od wad i na odpowiednim poziomie jakości, zabiegając o certyfikaty, które nie tylko nie zwalniają ich z kontroli jakości, lecz wręcz dokładnie precyzują, jak taka kontrola ma wyglądać i przebiegać. W systemach informatycznych wspomagających zarządzanie lub sterowanie procesami gospodarczymi istnieje więc potrzeba szybkiego i niezawodnego przechwytywania dużej liczby danych, a program dostępny za pośrednictwem przeglądarki jest tu szczególnie przydatny dla firm z ograniczonymi zasobami i działających w różnych lokalizacjach - może znacznie ułatwić zarządzanie magazynem i pozwolić firmom skupić się na innych ważnych aspektach prowadzenia biznesu.

WMS.net umożliwia automatyzację procesów magazynowych, co pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy: system automatycznie generuje dokumenty magazynowe, takie jak listy przewozowe czy faktury, eliminując ryzyko błędów ludzkich, a integracja z innymi systemami informatycznymi, takimi jak ERP czy CRM, pozwala w łatwy sposób przesyłać informacje o stanie zapasów, zamówieniach czy fakturach między różnymi systemami. Kartoteki towarowe pełnią przy tym podstawową rolę - są niezbędne przy ewidencji magazynowej, a właściwa ewidencja towarów to podstawa efektywnego zarządzania magazynem, dzięki której procesy magazynowe stają się bardziej przejrzyste.

Oprogramowanie magazynowe od SoftwareStudio

SoftwareStudio kieruje swoją ofertę do firm oczekujących więcej niż podstawowej gospodarki magazynowej, zapewniając szerokie możliwości i bardziej zaawansowane zarządzanie zasobami magazynowymi. Dostępny jest również program magazynowy online, umożliwiający zdalne zarządzanie magazynem - dzięki niemu firma ma ciągły dostęp do danych magazynowych, co stanowi klucz do szybkiej i efektywnej reakcji na zmiany rynkowe. SoftwareStudio koncentruje się przy tym na systemach informatycznych ułatwiających zarządzanie magazynem, oferujących między innymi obsługę skanera na magazynie oraz kontrolę nad etykietami logistycznymi, dzięki czemu firmy korzystające z tego oprogramowania mogą efektywnie zarządzać swoimi zasobami magazynowymi.

Program dla magazynów outsourcingowych i logistycznych

Zamiast otrzymywać po jednym zleceniu, pracownicy mogą odbierać wiele zleceń naraz oraz odkładać nowo otrzymane przesyłki i zwrócone produkty w trakcie jednego kursu po magazynie - to jeden z przykładów na to, jak można zmodernizować istniejące oprogramowanie WMS, by zwiększyć produktywność magazynu. Oferowany program magazynowy dedykowany jest również dla firm prowadzących magazyn na zasadzie outsourcingu (usługi magazynowania) - magazyn logistyczny, w którym przechowywany jest towar innych firm. Specjalistyczne firmy logistyczne posiadające magazyn wysokiego składowania prowadzą bowiem gospodarkę magazynową dla swoich klientów, wynajmując im określone przestrzenie magazynowe.

Sztuczna inteligencja i coboty w zarządzaniu łańcuchem dostaw

Sztuczna inteligencja może funkcjonować zarówno jako sprzęt, jak i oprogramowanie, tworząc systemy naśladujące ludzką inteligencję. Ten rodzaj technologii staje się coraz bardziej widoczny we wszystkich procesach i operacjach biznesowych - wpływa nie tylko na rozwój nowych rozwiązań, lecz także na podnoszenie wiedzy i umiejętności pracowników, którzy dzięki szkoleniom lepiej realizują swoje zadania i obowiązki.

Zarządzanie łańcuchem dostaw, w tym jego aspekty finansowe, wymaga sprawnej współpracy między pracownikami a systemami opartymi na sztucznej inteligencji - sposób tej interakcji zależy od złożoności danych oraz od poziomu zaangażowania kapitału ludzkiego, a w niektórych przypadkach pracownicy współpracują z zaawansowanymi systemami, które wspierają ich decyzje i automatyzują powtarzalne zadania. Efektem tego rozwoju i zwiększonej współpracy między człowiekiem a maszyną są coboty, czyli roboty współpracujące z ludźmi - są one zaprojektowane tak, aby działać bezpośrednio razem z pracownikami, wspierając ich w wykonywaniu zadań wymagających precyzji, powtarzalności lub dużej wydajności, co przyczynia się do zwiększenia efektywności operacji i poprawy bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do łańcucha dostaw wiąże się z koniecznością szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników, co umożliwia lepsze wykorzystanie dostępnych narzędzi oraz efektywną współpracę z systemami AI i cobotami. W efekcie organizacje zyskują nie tylko nowoczesne technologie, ale także wykwalifikowany zespół, który potrafi skutecznie zarządzać złożonymi procesami logistycznymi. Sztuczna inteligencja i coboty zmieniają więc sposób zarządzania łańcuchem dostaw, tworząc nowe możliwości współpracy między ludźmi a maszynami, a wdrożenie tych technologii wymaga równoczesnego rozwoju kompetencji pracowników, co przekłada się na wyższą efektywność i innowacyjność przedsiębiorstw.

Czym jest gospodarka magazynowa i magazynowanie

O gospodarce magazynowej mówi się dziś jako o zbiorze procesów, których główne zadanie polega na przepływie zarówno towarów, jak i samych informacji przez magazyn. Odpowiada ona także za stworzenie warunków, dzięki którym możliwe jest zapewnienie szybkiego kompletowania materiałów oraz bezbłędnej ich wysyłki - jest więc dziś odpowiedzialna, przynajmniej częściowo, za prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości. W praktyce to zestaw działań związanych z planowaniem, organizowaniem, koordynowaniem i kontrolowaniem procesów magazynowych, których celem jest optymalizacja tych procesów, zwiększenie ich efektywności i jakości, a także zminimalizowanie kosztów związanych z magazynowaniem.

Samo magazynowanie to z kolei czynności związane z czasowym gromadzeniem zapasów dóbr materialnych, ich składowaniem we właściwych warunkach oraz przekazywaniem odbiorcom. Gospodarka magazynowa jest niezwykle ważna dla każdej firmy zajmującej się handlem lub produkcją, a systemy klasy WMS pozwalają przy tym na realizację celów odmiennych od tych dostępnych w systemach klasy ERP.

Etykiety logistyczne GS1 w magazynie

W ostatnich latach etykiety logistyczne GS1 stały się coraz popularniejszym narzędziem dla dostawców i producentów w celu poprawy zarządzania łańcuchem dostaw - zapewniają ustandaryzowany sposób identyfikacji i śledzenia produktów w całym łańcuchu dostaw, od producenta do klienta. Dla dostawców mogą pomóc w weryfikacji autentyczności produktów i poprawie kontroli jakości, dla producentów - w identyfikacji i śledzeniu produktów z ich pierwotnymi źródłami, a ponadto mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów z wysyłką, takich jak nieprawidłowe specyfikacje czy wadliwe produkty. Etykiety GS1 służą przy tym nie tylko do identyfikacji produktu, ale również do śledzenia przesyłek w całym łańcuchu dostaw - transportu, przechowywania i obsługi - co pomaga zidentyfikować potencjalne problemy i zapewnić, że produkty są dostarczane na czas i we właściwym stanie.

Dobór programu do prowadzenia gospodarki magazynowej warto powiązać właśnie ze sposobem identyfikacji towarów, jaki stosuje przedsiębiorstwo, oraz z zakresem wymaganej ewidencji - gospodarka magazynowa polega bowiem przede wszystkim na:

• właściwym przyjmowaniu, przechowywaniu, a także wydawaniu materiałów na podstawie obowiązujących w danej jednostce dowodów obrotu materiałowego;
• pełnym zabezpieczeniu materiałów przyjętych do magazynu przed kradzieżą, zniszczeniem, albo też uszkodzeniem;
• bieżącej konserwacji materiałów znajdujących się w magazynie ze szczególnym uwzględnieniem materiałów łatwo ulegających zepsuciu, albo też uszkodzeniu;
• prowadzeniu szczegółowej ewidencji materiałowej;
• bieżącej kontroli stanu zapasów materiałowych i ich analizie w celu wyeliminowania zapasów zbędnych i nadmiernych;
• gospodarce opakowaniami.

Do obowiązków pracowników zajmujących się prowadzeniem gospodarki magazynowej należy przestrzeganie przepisów ppoż, a także bhp na terenie obiektów magazynowych. W magazynie przechowywane mogą być:

• produkty gotowe;
• towary;
• środki trwałe;
• materiały zużywające się jednorazowo, a także całkowicie;
• części zamienne do maszyn, jak również urządzeń;
• opakowania trwałe podlegające obrocie w gospodarce magazynowej, w szczególności zwrotom do dostawców.

Raporty i stany magazynowe

Program udostępnia raport stanów magazynowych informujący o stanach magazynowych w różnych przekrojach: stany w poszczególnych magazynach, jednostkach organizacyjnych, stany dla wybranych towarów, grup towarowych, stany zerowe, a także stany ujemne. Dostępna jest również lista pozwalająca na szybkie uzyskanie informacji o stanach podczas pracy wszystkich magazynów, pokazująca zawsze aktualne dane, a dzięki uniwersalnej funkcji filtrowania można zawężać zakres danych wynikowych raportu. Program magazynowy pozwala nie tylko na bieżącą weryfikację stanów magazynowych, ale także dynamicznie ustala stany na wskazany dzień - mogą one być prezentowane w sposób zagregowany, np. jako ilości sztuk ogółem, według magazynów, lokalizacji lub innych cech artykułu, co umożliwia dokładne monitorowanie zapasów i kontrolowanie ich lokalizacji, a przedsiębiorstwa mogą dzięki temu śledzić stan zapasów w czasie rzeczywistym i optymalizować rozmieszczenie towarów w magazynie. Więcej o samym monitorowaniu stanów magazynowych można przeczytać na stronie produktowej.

Raporty magazynowe są zazwyczaj skoncentrowane na różnych aspektach stałej obsługi magazynu i używane są do prowadzenia dokładnych obserwacji logistycznych oraz śledzenia zmian trendów i stanu produkcji magazynowej. Pierwszy ich rodzaj dotyczy stanu magazynu - zawiera informacje o aktualnym stanie magazynu, ilości dostępnych produktów i towarów, w tym o datach ich wygaśnięcia, a także pozwala określić, jakie towary są najczęściej zamawiane oraz jakich brakuje, by lepiej zaplanować dostawy i wybrać dostawców do uzupełnienia towaru. Innym rodzajem jest raport o przepływie, zawierający informacje o towarach przepływających przez magazyn oraz o czasie, jaki zajmuje proces ich przetwarzania - pozwala on określić, które procesy logistyczne są najbardziej efektywne, monitorować opóźnienia w dostawach i zapobiegać długim okresom przechowywania towarów, które mogłyby podnieść koszty magazynowania.

Kolejny rodzaj raportu dotyczy oceny kosztów magazynowania - zawiera informacje o kosztach składowania i przetwarzania towarów, w tym o wydatkach na ich przepływ, transport kierowniczy i usługi logistyczne, a zazwyczaj obejmuje też procedury związane z gromadzeniem towarów, zarządzaniem ich obrotem, kontrolowaniem jakości oraz wyborem właściwych usług logistycznych. Ostatni, szczególnie istotny rodzaj to raport kontrolny, który najlepiej ocenia, czy magazyny są w dobrym stanie - zawiera informacje o jakości usług magazynowych, w tym o badaniu i monitorowaniu jakości produktów, opiniach klientów i wynikach kontroli.

Chmura, ewidencja i funkcje programu WMS

Program magazynowy w chmurze to rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie magazynem z dowolnego miejsca, zapewniając elastyczność i dostępność danych w czasie rzeczywistym. Dzięki technologii chmurowej przedsiębiorstwa mogą zredukować koszty związane z infrastrukturą IT, jednocześnie zyskując możliwość skalowania systemu w miarę wzrostu potrzeb firmy, a same programy magazynowe w chmurze oferują też łatwą integrację z innymi systemami oraz generowanie raportów i analiz wspomagających podejmowanie decyzji operacyjnych. Więcej o tym, dlaczego warto wybrać program magazynowy w chmurze, można przeczytać na stronie produktowej.

Ewidencja na magazynie według numerów seryjnych to z kolei proces, który pozwala precyzyjnie śledzić i kontrolować towary, identyfikując je za pomocą unikalnych numerów seryjnych. Dzięki tej metodzie możliwe jest łatwe monitorowanie historii towarów - dat ich przyjęcia, wydania oraz lokalizacji w magazynie - co zapewnia większą dokładność w zarządzaniu zapasami i jest szczególnie przydatne w branżach, gdzie kontrola nad poszczególnymi egzemplarzami towarów jest niezbędna, np. w branży elektronicznej czy motoryzacyjnej. Programy magazynowe umożliwiają przy tym automatyczne przypisywanie numerów seryjnych do towarów, co usprawnia procesy magazynowe i minimalizuje błędy - więcej o samej ewidencji według numerów seryjnych można znaleźć na stronie produktowej.

Magazynowy program WMS (Warehouse Management System) pozwala natomiast na automatyzację i optymalizację procesów magazynowych, takich jak przyjęcie towaru, jego składowanie, kompletowanie zamówień oraz wydanie, umożliwiając dokładne śledzenie zapasów, monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym oraz kontrolowanie lokalizacji towarów. Wspiera on integrację z innymi systemami, takimi jak ERP, co zapewnia synchronizację danych i usprawnia zarządzanie procesami w firmie, a generowane raporty i analizy pomagają w podejmowaniu decyzji operacyjnych.