Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów

Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Archiwizacja dokumentów

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w bazie danych dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wyszukiwanie dokumentów
Program wyposażony jest w prosty, uniwersalny i intuicyjny mechanizm wyszukiwania pożądanych dokumentów zwany filtrowanie. Wyszukiwanie możliwe jest według wielu kryteriów:
- Tytuł dokumentu lub jego fragment
- umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Tytuł dokumentu określony ciąg znaków.
- Opis - umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających w polu Opis wskazany ciąg znaków.
- data - zawęża obszar wyszukiwania do dokumentów z danego okresu. Zakres szukania dokumentów:
- Wszystkie foldery- wyszukiwanie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne i niearchiwalne oraz usunięte;
- Wyłącznie foldery bieżace - niearchiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów nie oznaczonych jako archiwalne;
- Wyłącznie archiwalnych - wyszukiwanie wyłącznie w obrębie dokumentów oznaczonych jako archiwalne.
- Wyłącznie usunięte Funkcja filtrowania dokumentów Filtrowanie dokumentów pozwala na ograniczenie ilości wyświetlanych dokumentów w zależności od wybranego warunku filtrowania oraz przypisania dokumentu do określonej kategorii Archiwum. Dodawanie dokumentów do bazy Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku (wybranie plików) czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu aplikacji, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany. W trakcie dodawania nowego dokumentu użytkownicy mają do dyspozycji pola:
- Tytuł dokumentu: w tym miejscu należy wprowadzić nazwę dokumentu, która wyświetlana będzie w liście dokumentów. Pole to może być wykorzystywane w module wyszukiwania dokumentów. wybraniu opcji Przeglądaj otwierane jest okno wyświetlające odnośniki do dysków lokalnych oraz dostępnych zasobów sieci. Umieść w systemie.
- Priorytet: ustawienie priorytetu decyduje o kolejności wyświetlania dokumentów w liście dokumentów. Dostępne priorytety: najniższy, niski, normalny (domyślny), wysoki, najwyższy.
- Opis dokumentu: opis dokumentu wyświetlany po najechaniu kursorem na dokument w sekcji Dokumenty. Opis ten może być również wykorzystywany w module wyszukiwania dokumentu.
- data utworzenia (dodania do bazy) dokumentu. Informacja istotna zarówno dla wyszukiwania jak i filtrowania dokumentów.
- Dokument archiwalny: (domyślnie nie zaznaczone)
- domyślnie w systemie wyświetlane są wyłącznie dokumenty, które nie zostały oznaczone jako archiwalne. W celu wyświetlenia dokumentów archiwalnych należy odpowiednio zmodyfikować warunki filtrowania w sekcji Dokumenty. Praca zespołowa i dostęp zdalny przez internet (strony www) System zapewnia dostęp do archiwum dokumentów zaróno w sieci lokalnej jak i zzdalnie przez inetrnet. Kontrola ta odbywa się zarówno przy korzystaniu z interfejsu WWW jak i aplikacji lokalnej służącej do zarządzania dokumentami.


MAGAZYN NARZĘDZIOWY

Narzędziownia to magazyn narzędziowy, czyli miejsce na przechowywanie i wypożyczanie narzędzi, zwykle wraz ze wzrostem ilości narzędzi na stanie magazynu narzędzi pojawia się problem, jak tym zarządzać i kontrolować. Pomoc w tym zakresie przynieść może specjalistyczny program komputerowy dedykowany do obsługi narzędziowni.

SYSTEM DO AWIZACJI

System do awizacji oparty o platformę StudioSystem rejestruje wszystkie wizyty, kontroluje ich cel, czas i przebieg oraz koordynuje dostęp do zasobów (doków, parkingów, wag).Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

OPROGRAMOWANIE MAGAZYN

Producent programów komputerowych oferuje oprogramowanie magazyn, które może być zintegrowane z systemem ERP w zakresie kartotek magazynowych oraz dokumentów magazynowych.Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

PROSTA OBSŁUGA PROGRAMU MAGAZYNOWEGO

Prosta obsługa programu magazynowego jest możliwa dzięki temu, że jest to aplikacja webowa, dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. Program można więc uruchomić na dowolnym komputerze bądź urządzeniu mobilnym – zarówno w sieci lokalnej jak i przez Internet.

Archiwizacja dokumentów

Program umozliwia rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Polecamy: ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW


Aplikacja internetowa

Archiwizacja dokumentów Aplikacja internetowa

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów Archiwizacja dokumentów

PDF - archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów PDF - archiwizacja dokumentów

Ewidencja dokumentów w systemie archiwizacji

Archiwizacja dokumentów Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

System archiwizowania dokumentów

Archiwizacja dokumentów W zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

archiwizacja dokumentow

instrukcja archiwizacja dokumentów